Artikel in WawiAssist Web importieren

1. Importdatei vorbereiten

Erstelle deine Importdatei im .xlsx-Format (Excel).

Achte darauf:

• Die Spaltenstruktur entspricht der Bezeichnung in WaWiAssist (z. B. Artikelnummer, Bezeichnung, Warengruppe, Preise 1, Preis 2 usw.)
• Die Artikelbezeichnungen und Warengruppenbezeichnungen sind eindeutig und korrekt geschrieben
• Spalte "Mwst." nur für Take-Away 
• Im Haus Preise können in WawiAssist eingelsenen werden (damit alle Artikelpreise zentral in WawiAssist verwaltet werden können, falls du auch Kassensystem CashAssist verwendest)
• Im Haus Mwst. werden direkt in CashAssist verwaltet, somit können in WawiAssist nicht importiert werden
• "Verkaufseinheit in Gramm" ist fürs Etikettierung relevant
• "Teigeinlage vor dem Backen" ist in dem Fall relevant, wenn du ein Backzettel mit Teigzugehörigkeit brauchst (so wird auf dem Backzettel berechnet, wieviel von welchem Teig produziert werden soll)

👉 Hier findest du den Link zu einer vereinfachte Importvorlage

Kann man auch eine Artikelliste mit Zuordnung den CashAssist Schablonen und Umsatzgruppen importieren?

Ja, das geht auch.

Man muss in die Datei zwei Spalten hinzufügen "ca Schablone" und "ca Umsatzgruppe".

Wichtig! Die Schablonen und Umsatzgruppen sind bereits in CashAssist angelegt und die Bezeichnungen sind eindeutig mit den in der Importvorlage. 

Beispiel:

2. Warengruppen erfassen / prüfen

Bevor du importierst, prüfe bitte:

• Sind alle Warengruppen in WawiAssist angelegt?
• Stimmen die Warengruppen-Bezeichnungen exakt mit deiner Importdatei überein?

Schon kleine Abweichungen (z. B. Schreibweise) können dazu führen, dass die Zuordnung nicht funktioniert.

👉 Warengruppen in WawiAssist erfassen

3. Preiskategorien prüfen

Als Nächstes prüfst du die Preiskategorien, die importiert werden müssen:

• Sind alle benötigten Preiskategorien in WawiAssist vorhanden?
• Stimmen die Preiskategorien-Bezeichnungen genau mit der Importdatei überein?

👉 Preiskategorien in WawiAssist erfassen

4. Datei hochladen

Wenn alles vorbereitet ist:

1. Gehe zu Einstellungen → Konfiguration → Import
2. Klicke auf „Datei hinzufügen“
3. Wähle deine vorbereitete Excel-Datei aus

5. Vorschau prüfen und bearbeiten

Nach dem Upload wird eine Vorschau deiner Daten angezeigt.

Hier kannst du:

• prüfen, ob alle Daten korrekt erkannt wurden
• Anpassungen direkt vornehmen

Nutze diese Ansicht, um Fehler vor dem Import zu vermeiden:

Falls es doppelte Artikelnummer gibt, bekommst du eine Fehlermeldung und kannst die doppelten Nummer direkt in Vorschau anpassen!

6. Import starten

Wenn alles passt:

• Klicke auf „Import“ in der Vorschau (oben rechts)
• Deine Artikel werden jetzt eingelesen

Tipps und was zu beachten ist

Wenn etwas nicht importiert wird, liegt es fast immer an:

• abweichenden Bezeichnungen (z. B. Warengruppen)
• fehlenden Einträgen in den Einstellungen

☝️ Beachte bei der Aktualisierung bestehender Artikel durch einen Import:

• Wenn du in einer Spalte in mindestens einer Zeile etwas eingetragen hast, z.B. eine neue Bezeichnung, muss in der Spalte in jeder Zeile die richtige Bezeichnung stehen. Falls sie leer sind, wird das Feld in der Datenbank geleert.
  Auf diese Weise hast du die Möglichkeit, absichtlich Felder zu leeren, das ist sehr praktisch, kann aber bei falscher Verwendung zum versehentlichen Löschen von Feldern führen.
• Checkbox-Felder, also z.B. Artikel ist Aktiv / Inaktiv, kannst du mit 1 und 0 oder auch mit TRUE und FALSE importieren.

Bei Fragen zu Feldbezeichnungen und weiteren Details kannst du auch immer WaWiMate fragen. Die KI gibt dir Auskünfte dazu.