So vermeidest du Kassendifferenzen

1. Immer gleiches Stockgeld verwenden

Das Stockgeld (Wechselgeld) sollte jeden Tag gleich hoch sein. Es wird beim Abschluss am Vorabend gezählt und als Startbetrag für den nächsten Tag verwendet.

➡️ Wenn das Stockgeld jeden Tag anders ist, kommt es automatisch zu Differenzen, da der erwartete Kassenstand (Soll) nicht mehr mit dem gezählten Bargeld (Ist) übereinstimmt.

🔧 Nutzt du den Abschlusstyp mit Kassenbuch, kannst du beim Tagesabschluss direkt angeben, wie viel Wechselgeld für den nächsten Tag bleiben soll. Dieses wird dann als Anfangsbestand gespeichert. 👉 Tagesabschluss mit Kassenbuch

2. Richtiges Vorgehen beim Tagesabschluss

Dieser Punkt ist entscheidend, um Differenzen zu vermeiden.

So sollte der Abschluss ablaufen:

• Warte, bis der letzte Kunde den Laden verlassen hat – danach dürfen keine Verkäufe mehr getätigt werden!

• Jetzt wird das Bargeld gezählt und der Tagesabschluss gemacht.

❗ Wenn mehrere Kassen im Einsatz sind, muss jede Kasse einzeln abgeschlossen werden.
Geld darf nicht vermischt oder gemeinsam gezählt werden – das erschwert die Nachverfolgung enorm.

📌 Schau dir hier ein Beispiel an, wie eine früh getätigte Geldzählung zu Differenzen führen kann:
Wie kommt es zu einer Differenz zwischen Tagesabschluss und Statistik?

3. Abschöpfung korrekt durchführen

Wenn du den Tagesabschluss mit Kassenbuch nutzt, muss auch die Abschöpfung direkt im Abschluss gemacht werden.

💡 Der Abschöpfungsbetrag sollte exakt dem Bargeld-Ist abzüglich des Wechselgelds (Stockgeld) entsprechen.

Das heißt:

Alles Bargeld, das sich nach dem Tagesabschluss noch in der Kasse befindet,
ohne das Wechselgeld für den nächsten Tag,
→ muss abgeschöpft werden – also:

• zur Bank gebracht

• oder in den Tresor gelegt werden

Nur so bleibt der Bargeldbestand in der Kasse nachvollziehbar und korrekt – und du vermeidest unklare Kassendifferenzen.

✅ Die Abschöpfung wird automatisch im Kassenbuch dokumentiert, wenn du den Abschlusstyp mit Kassenbuch nutzt.

4. Kassenbuchfunktion nutzen

Das Kassenbuch übernimmt alle Ein- und Ausgaben automatisch und reduziert so Fehlerquellen.

📘 Anleitung: Kassenbuch einrichten

Diese Funktion ist nur auf Ladenkassen verfügbar.
Auf Gastrokassen kann das Wechselgeld und der Abschöpfungsbetrag nicht dokumentiert werden.

📘 Für Gastro: So kannst du Ein- und Ausgaben buchen:
Ein-/Ausgaben auf dem Mobile Waiter buchen

📝 Alternative: Nutzung eines Datev-Kassenbuchs

5. Trinkgeld richtig handhaben

Wenn Trinkgeld eingenommen wird, muss es entweder:

• klar dokumentiert werden

• oder separat vom Bargeld gezählt werden

Sonst entstehen positive Differenzen, da das Trinkgeld fälschlicherweise im Bargeld-Ist auftaucht, aber nicht im Soll.

💡 Lösung: Nutze die Trinkgeldfunktion. Damit wird Trinkgeld:

• dokumentiert

• zum Bargeld-Ist und Bargeld-Soll gerechnet

• nicht als Umsatz erfasst

📘 Anleitungen:

• Trinkgeldfunktion aktivieren

• Trinkgeld über die Kasse buchen

• Trinkgeld auf dem Abschluss

 6. Schublade nur bei Zahlungen öffnen

Verhindere, dass die Geldschublade außerhalb eines Zahlvorgangs geöffnet wird.

✅ Die Taste „Öffnen“ kann im System ausgeblendet werden.

Wichtig: Die Schublade lässt sich weiterhin manuell mit dem Schlüssel öffnen – diese Aktion wird aber nicht erkannt.
Nur berechtigte Personen sollten Zugriff auf den Schlüssel haben.

📘 Anleitung: Taste „Öffnen“ ausblenden

7. Retourgeld automatisch berechnen lassen

Es ist einer der häufigsten Gründe für Kassendifferenzen:
Das Retourgeld wird vom Personal selbst ausgerechnet – und dabei passieren oft Fehler.

➡️ Nutze die Funktion „Gegebenen Betrag“:

• Der Bediener muss den erhaltenen Betrag (z. B. 20 €) im System angeben

• Erst dann öffnet sich die Schublade

• Das System zeigt automatisch das Retourgeld an

💡 So muss niemand mehr selbst rechnen – und Differenzen werden deutlich reduziert.

Fazit: 7 goldene Regeln gegen Kassendifferenzen

1. Immer gleiches Stockgeld verwenden

2. Geldzählung erst nach dem letzen Kunden starten

3. Abschöpfung korrekt durchführen

4. Alle Ein- und Ausgaben dokumentieren

5. Trinkgeld dokumentieren oder sauber trennen

6. Schublade nur bei Transaktionen öffnen

7. Retourgeld automatisch berechnen lassen