Apaleo-Schnittstelle einrichten und nutzen

Die Schnittstelle verbindet dein HS-Soft Kassensystem mit Apaleo und ermöglicht zwei wichtige Funktionen:

Zimmerbuchung (Charge to Room)

Eingecheckte Gäste können direkt auf dem MobileWaiter oder DesktopWaiter ausgewählt werden. Konsumationen aus Restaurant oder Bar werden dabei direkt auf das Zimmer gebucht und später über die Hotelrechnung bezahlt.

Übertragung der Tagesumsätze

Die Umsätze und Zahlungen aus dem Tagesabschluss werden automatisch an Apaleo übermittelt und dort in einem sogenannten External Folio gespeichert.

Voraussetzungen

Die Apaleo-Schnittstelle steht für folgende Anwendungen zur Verfügung:

Anwendung	PMS-Unterstützung	Voraussetzung
MobileWaiter	Apaleo	GMS-Edition
DesktopWaiter	Apaleo	GMS-Edition

Wichtig:

Die Schnittstelle kann nur genutzt werden, wenn für das Gerät die GMS-Edition aktiviert ist.

Auch muss ensprechende Schnittstelle seitens HS-Soft aktiviert werden.

Spreche dies erstmal mit verkauf@hssoft.com ab.

Einrichtung der Schnittstelle

Die Einrichtung erfolgt in mehreren Schritten.

Schritt 1: Zugangsdaten hinterlegen

Zunächst benötigst du die Zugangsdaten aus deiner Apaleo-Konsole:

Client ID
Client Secret

Trage diese Daten unter Optionen - KasseGlobal - Export - Apaleo in CashAssist ein.

Ohne gültige Zugangsdaten kann keine Verbindung zu Apaleo hergestellt werden.

Schritt 2: Apaleo-Property auswählen

Nach erfolgreicher Anmeldung wählst du die passende Apaleo-Property aus. Diese entspricht dem Hotelbetrieb, mit dem die Kasse verbunden werden soll.

Schritt 3: Warengruppen zuordnen

Ordne die Warengruppen deiner Kasse den entsprechenden Bereichen in Apaleo zu.

Dadurch werden Umsätze später korrekt kategorisiert und verbucht.

Wir empfehlen, alle Warengruppen vollständig zuzuordnen.

Schritt 4: Kreditzahlungen zuordnen

In diesem Schritt ordnest du die in deiner Kasse verwendeten Kreditzahlungen den passenden Zahlungsarten in Apaleo zu.

Beispielsweise können Kreditkarten, Debitkarten oder andere elektronische Zahlungsarten einer entsprechenden Apaleo-Payment-Method zugewiesen werden.

Mehrere Kreditzahlungen dürfen derselben Apaleo-Payment-Method zugeordnet werden.

Welche Zahlarten müssen gemappt werden?

Ein Mapping ist nur für die Kreditzahlungen erforderlich.

Für folgende Zahlarten sind bereits feste Zuordnungen hinterlegt und es sind keine weiteren Einstellungen notwendig:

Barzahlungen
Fremdwährungen
Wechselgeld
Kundenkarten
InHouse-Karten
Trinkgelder

Was passiert bei fehlendem Mapping?

Wird eine verwendete Kreditzahlung nicht zugeordnet, wird der Betrag in Apaleo automatisch unter der Zahlungsart „Other“ verbucht.

Die Übertragung wird dadurch nicht blockiert. Allerdings lassen sich die Zahlungen später nicht mehr eindeutig auswerten.

Wir empfehlen deshalb, alle tatsächlich verwendeten Kreditzahlungen vollständig zuzuordnen.

Schritt 5: Kasse konfigurieren

Wechsle in den Bereich Kasse - PMS:

aktiviere den PMS Type Apaleo
wähle PMS Property
aktiviere in der PMS-Konfiguration die Option „Transfer aller Belege“, wenn die Umsätze aus dem Tagesabschluss automatisch an Apaleo übertragen werden sollen.

Damit ist die Einrichtung abgeschlossen.

External Folio und Beleg-Transfer. Was ist ein External Folio?

Ein External Folio ist ein Sammelkonto in Apaleo, das nicht mit einer bestimmten Reservierung verknüpft ist.

Darin werden die Umsätze und Zahlungen aus dem Tagesabschluss gespeichert, beispielsweise:

Umsätze aus Verkäufen
Barzahlungen
Kartenzahlungen
Gutscheine
Trinkgelder

Wann werden die Daten übertragen?

Die Übertragung erfolgt beim Tagesabschluss.

Führe daher den Tagesabschluss täglich durch. Nach erfolgreichem Abschluss werden die Daten automatisch an Apaleo übergeben und im entsprechenden External Folio gespeichert.

Wie wird das External Folio benannt?

Das Folio erhält automatisch einen Namen nach folgendem Muster:

Filialname-Datum

Beispiel:

Lobby Bar-20260608

Besonderheit bei nächtlichen Tagesabschlüssen

Wird der Tagesabschluss zwischen 00:00 Uhr und 05:59 Uhr durchgeführt, verwendet das System automatisch den Vortag als Datum.