--- title: Apaleo-Schnittstelle einrichten und nutzen description: Apaleo --- [Zu Content springen](https://help.hssoft.com/apaleo-schnittstelle-einrichten-und-nutzen-#main-content) [Ihre Frage wurde nicht beantwortet?](https://help.hssoft.com/kb-tickets/new?hsLang=de) ![hssoft-logo-color-1000.png\]](https://help.hssoft.com/hs-fs/hubfs/hssoft-logo-color-1000.png?height=50&name=hssoft-logo-color-1000.png) Hauptnavigation öffnen Hauptnavigation schließen - [Ihre Frage wurde nicht beantwortet?](https://help.hssoft.com/kb-tickets/new) - Gehe zu www.hssoft.com Gehe zu www.hssoft.com Hallo. Wie können wir Ihnen helfen? - Es gibt keine Vorschläge, da das Suchfeld leer ist. 1. [Hilfe-Center](https://help.hssoft.com/?hsLang=de) 2. [CashAssist Kassensystem](https://help.hssoft.com/cashassist-kassensystem?hsLang=de) 3. [Schnittstellen](https://help.hssoft.com/cashassist-kassensystem?hsLang=de#schnittstellen) # Apaleo-Schnittstelle einrichten und nutzen ## Apaleo ist ein Property Management System (PMS) für Hotels. Die Schnittstelle verbindet dein HS-Soft Kassensystem mit Apaleo und ermöglicht zwei wichtige Funktionen: ### **Zimmerbuchung (Charge to Room)** Eingecheckte Gäste können direkt auf dem MobileWaiter oder DesktopWaiter ausgewählt werden. Konsumationen aus Restaurant oder Bar werden dabei direkt auf das Zimmer gebucht und später über die Hotelrechnung bezahlt. ### **Übertragung der Tagesumsätze** Die Umsätze und Zahlungen aus dem Tagesabschluss werden automatisch an Apaleo übermittelt und dort in einem sogenannten External Folio gespeichert. --- #### **Voraussetzungen** Die Apaleo-Schnittstelle steht für folgende Anwendungen zur Verfügung: | Anwendung | PMS-Unterstützung | Voraussetzung | | --- | --- | --- | | MobileWaiter | Apaleo | GMS-Edition | | DesktopWaiter | Apaleo | GMS-Edition | **Wichtig:** Die Schnittstelle kann nur genutzt werden, wenn für das Gerät die GMS-Edition aktiviert ist. Auch muss ensprechende Schnittstelle seitens HS-Soft aktiviert werden. Spreche dies erstmal mit verkauf@hssoft.com ab. --- ### **Einrichtung der Schnittstelle** Die Einrichtung erfolgt in mehreren Schritten. #### **Schritt 1: Zugangsdaten hinterlegen** Zunächst benötigst du die Zugangsdaten aus deiner Apaleo-Konsole: - Client ID - Client Secret Trage diese Daten unter **Optionen - KasseGlobal - Export - Apaleo** in CashAssist ein. > Ohne gültige Zugangsdaten kann keine Verbindung zu Apaleo hergestellt werden. > > ![Screenshot 2026-05-28 at 09.20.59](https://help.hssoft.com/hs-fs/hubfs/Screenshot%202026-05-28%20at%2009.20.59.png?width=670&height=446&name=Screenshot%202026-05-28%20at%2009.20.59.png) --- #### **Schritt 2: Apaleo-Property auswählen** Nach erfolgreicher Anmeldung wählst du die passende Apaleo-Property aus. Diese entspricht dem Hotelbetrieb, mit dem die Kasse verbunden werden soll. ![Screenshot 2026-05-28 at 09.23.36](https://help.hssoft.com/hs-fs/hubfs/Screenshot%202026-05-28%20at%2009.23.36.png?width=670&height=463&name=Screenshot%202026-05-28%20at%2009.23.36.png) --- #### **Schritt 3: Warengruppen zuordnen** Ordne die Warengruppen deiner Kasse den entsprechenden Bereichen in Apaleo zu. Dadurch werden Umsätze später korrekt kategorisiert und verbucht. > Wir empfehlen, alle Warengruppen vollständig zuzuordnen. > > ![Screenshot 2026-05-28 at 09.25.38](https://help.hssoft.com/hs-fs/hubfs/Screenshot%202026-05-28%20at%2009.25.38.png?width=670&height=434&name=Screenshot%202026-05-28%20at%2009.25.38.png) --- #### **Schritt 4: Kreditzahlungen zuordnen** In diesem Schritt ordnest du die in deiner Kasse verwendeten Kreditzahlungen den passenden Zahlungsarten in Apaleo zu. Beispielsweise können Kreditkarten, Debitkarten oder andere elektronische Zahlungsarten einer entsprechenden Apaleo-Payment-Method zugewiesen werden. > Mehrere Kreditzahlungen dürfen derselben Apaleo-Payment-Method zugeordnet werden. #### Welche Zahlarten müssen gemappt werden? Ein Mapping ist nur für die Kreditzahlungen erforderlich. ![Screenshot 2026-05-28 at 09.31.24](https://help.hssoft.com/hs-fs/hubfs/Screenshot%202026-05-28%20at%2009.31.24.png?width=670&height=458&name=Screenshot%202026-05-28%20at%2009.31.24.png) Für folgende Zahlarten sind bereits feste Zuordnungen hinterlegt und es sind keine weiteren Einstellungen notwendig: - Barzahlungen - Fremdwährungen - Wechselgeld - Kundenkarten - InHouse-Karten - Trinkgelder #### Was passiert bei fehlendem Mapping? Wird eine verwendete Kreditzahlung nicht zugeordnet, wird der Betrag in Apaleo automatisch unter der Zahlungsart **„Other“** verbucht. Die Übertragung wird dadurch nicht blockiert. Allerdings lassen sich die Zahlungen später nicht mehr eindeutig auswerten. > Wir empfehlen deshalb, alle tatsächlich verwendeten Kreditzahlungen vollständig zuzuordnen. --- #### **Schritt 5: Kasse konfigurieren** Wechsle in den Bereich Kasse - PMS: - aktiviere den PMS Type Apaleo - wähle PMS Property - aktiviere in der PMS-Konfiguration die Option **„Transfer aller Belege“**, wenn die Umsätze aus dem Tagesabschluss automatisch an Apaleo übertragen werden sollen. ![Bildschirmfoto 2026-06-08 um 21.03.04](https://help.hssoft.com/hs-fs/hubfs/Bildschirmfoto%202026-06-08%20um%2021.03.04.png?width=670&height=315&name=Bildschirmfoto%202026-06-08%20um%2021.03.04.png) Damit ist die Einrichtung abgeschlossen. --- ### **External Folio und Beleg-Transfer. Was ist ein External Folio?** Ein External Folio ist ein Sammelkonto in Apaleo, das nicht mit einer bestimmten Reservierung verknüpft ist. Darin werden die Umsätze und Zahlungen aus dem Tagesabschluss gespeichert, beispielsweise: - Umsätze aus Verkäufen - Barzahlungen - Kartenzahlungen - Gutscheine - Trinkgelder ![Screenshot 2026-06-08 at 15.19.27](https://help.hssoft.com/hs-fs/hubfs/Screenshot%202026-06-08%20at%2015.19.27.png?width=670&height=343&name=Screenshot%202026-06-08%20at%2015.19.27.png) ![Screenshot 2026-06-08 at 15.19.47](https://help.hssoft.com/hs-fs/hubfs/Screenshot%202026-06-08%20at%2015.19.47.png?width=670&height=344&name=Screenshot%202026-06-08%20at%2015.19.47.png) --- ### **Wann werden die Daten übertragen?** Die Übertragung erfolgt beim Tagesabschluss. Führe daher den Tagesabschluss täglich durch. Nach erfolgreichem Abschluss werden die Daten automatisch an Apaleo übergeben und im entsprechenden External Folio gespeichert. --- ### **Wie wird das External Folio benannt?** Das Folio erhält automatisch einen Namen nach folgendem Muster: `Filialname-Datum` Beispiel: `Lobby Bar-20260608` ### **Besonderheit bei nächtlichen Tagesabschlüssen** Wird der Tagesabschluss zwischen **00:00 Uhr und 05:59 Uhr** durchgeführt, verwendet das System automatisch den Vortag als Datum. Beispiel: - Tagesabschluss am 08.06.2026 um 14:00 Uhr → `Lobby Bar-20260608` - Tagesabschluss am 08.06.2026 um 03:00 Uhr → `Lobby Bar-20260607` --- #### **Checkliste** Vor der ersten Nutzung sollten folgende Punkte erfüllt sein: - GMS-Edition ist aktiviert - Client ID und Client Secret wurden erstellt - Zugangsdaten wurden hinterlegt - Die richtige Apaleo-Property wurde ausgewählt - Warengruppen wurden zugeordnet - Kreditzahlungen wurden zugeordnet - Die Option **„Transfer aller Belege“** ist aktiviert - Der Tagesabschluss wird täglich durchgeführt Sind alle Punkte erfüllt, werden Zimmerbuchungen und Tagesumsätze automatisch mit Apaleo synchronisiert. - [HS-Soft Allgemein](https://help.hssoft.com/hs-soft-allgemein?hsLang=de#main-content) - [Schulung](https://help.hssoft.com/hs-soft-allgemein?hsLang=de#schulung) - [Rechnungen & Bezahlung](https://help.hssoft.com/hs-soft-allgemein?hsLang=de#rechnungen-bezahlung) - [Buchhaltung](https://help.hssoft.com/hs-soft-allgemein?hsLang=de#buchhaltung) - 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