In diesem Betrag ist beschrieben, worauf man achten soll, wenn die Artikel in der neuen Datenbank nach Schablonen und Unterschablonen aufgeteilt und nummeriert werden sollen.
1. Grundprinzip der Schablonenstruktur
Beim Arbeiten mit Haupt- und Unterschablonen gelten folgende Regeln beim Aufbau der neuen Datenbank:
-
Umsatzgruppen (z. B. 1000 Bäckerei, 2000 Konditorei) bilden die oberste Ebene.
-
Hauptschablonen (z. B. 1101 Brote, 1501 Gebäck, 2101 Torten) dienen als Kategoriebehälter und enthalten die Unterschablonen.
-
Unterschablonen (z. B. 1201 Schwarzbrot, 1601 Kuchen, 2201 Torten Ganz) sind die eigentliche Ablage für Artikel.
-
Artikel müssen immer direkt einer Unterschablone zugewiesen werden.
Ausnahme:
Wenn eine Hauptschablone keine Unterschablonen hat, werden die Artikel von dieser Kategorie direkt der Hauptschablone zugeordnet.
2. Beispielstruktur mit Artikelnummerierung
| Nummer | Bezeichnung | Typ |
|---|---|---|
| 1000 | Bäckerei | Umsatzgruppe |
| 1101 | Brote | Hauptschablone |
| 1201 | Schwarzbrot | Unterschablone |
| 1202 | Spezialbrot | Unterschablone |
| 1501 | Gebäck | Hauptschablone |
| 1601 | Hefeteilchen | Unterschablone |
| 1602 | Kuchen | Unterschablone |
| 2000 | Konditorei | Umsatzgruppe |
| 2101 | Torten | Hauptschablone |
| 2201 | Torten Stück | Unterschablone |
| 2202 | Torten Ganz | Unterschablone |
Die Spalte mit den Nummern gehört zu den jeweiligen Artikeln. Nach diesem Schema werden die Artikel nummeriert.
Die Artikelnummern können auch fünf- oder sechsstellige Werte haben.
Wichtig ist jedoch, dass alle Nummern stets die gleiche Anzahl an Ziffern aufweisen. Nur so können die Artikel in den HS-Soft-Programmen korrekt nach Nummer sortiert werden.
Dieses Nummerierungsschema erleichtert zudem das spätere Anlegen neuer Artikel. Wenn mit solchen nummerischen Blöcken gearbeitet wird, ist immer eindeutig erkennbar, welche Nummer als nächste vergeben werden soll.
3. Artikel korrekt zuordnen
3.1. Artikel werden in Unterschablonen gespeichert
Beispiele:
| Artikel | Zugehörige Unterschablone |
|---|---|
| Kürbiskernbrot | 1201 Schwarzbrot |
| Dinkel-Spezialbrot | 1202 Spezialbrot |
| Apfelkuchen | 1602 Kuchen |
| Torte Himbeere (Ganz) | 2202 Torten Ganz |
4. Ausnahmefälle
Wenn eine Hauptschablone keine Unterschablonen besitzt, dann gilt:
-
Artikel müssen direkt der Hauptschablone zugeordnet werden.
-
Dies ist z. B. nützlich, wenn nur wenige Artikel existieren, die keine Untergliederung benötigen.
Beispiel:
| Hauptschablone | Unterschablonen? | Artikelzuordnung |
|---|---|---|
| 1501 Gebäck | Ja | Artikel in 1601/1602 |
| 3001 Getränke | Nein | Artikel direkt in 3001 |
5. Vorgehensweise — Schritt für Schritt
Schritt 1: Umsatzgruppen festlegen
-
Beispiel:
-
1000 Bäckerei
-
2000 Konditorei
-
Schritt 2: Hauptschablonen definieren
-
Unter jeder Umsatzgruppe logische Kategorien erstellen
(z. B. Brote, Gebäck, Torten)
Schritt 3: Unterschablonen definieren
-
Je Kategorie die Untergruppen erfassen
(z. B. Schwarzbrot, Kuchen, Torten Ganz)
Schritt 4: Artikel definieren
-
Artikelnummer vergeben
-
Artikel direkt Unterschablone zuweisen