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E-Rechnungen in WaWiAssist – Aufbau & Datenherkunft

Wenn du in WaWiAssist eine Rechnung erstellst, wird automatisch eine PDF-Rechnung erzeugt. Für Kunden in Europa ist darin zusätzlich eine XML-Datei (E-Rechnung) enthalten.

Aufbau der E-Rechnung

Die E-Rechnung ist klar strukturiert und besteht aus verschiedenen Bereichen.
So können andere Systeme die Inhalte automatisch verarbeiten.

Übersicht der Struktur

Die wichtigsten Bereiche sind:

  • Rechnung (INVOICE) – allgemeine Rechnungsdaten

  • Verkäufer (SELLER) – deine Firmendaten

  • Käufer (BUYER) – Kundendaten

  • Lieferinformationen – Lieferadresse und Zeitraum

  • Zahlungsinformationen – Bankverbindung und Zahlungsart

  • Summen & Steuern – Gesamtbeträge und MwSt.

  • Positionen (INVOICE LINE) – einzelne Artikel

👉 Diese Struktur läuft im Hintergrund – du musst dich darum nicht kümmern.

Woher kommen die Daten?

Alle Inhalte der E-Rechnung werden automatisch aus deinen Daten in WaWiAssist übernommen.

Hier siehst du die wichtigsten Felder einfach erklärt:

Rechnungsdaten

  • Rechnungsnummer (BT-1) → aus der Rechnung

  • Rechnungsdatum (BT-2) → Rechnungsdatum

  • Währung (BT-5) → z. B. EUR oder CHF

  • Fälligkeitsdatum (BT-9) → basierend auf Zahlungsbedingungen

Verkäufer (deine Firma)

  • Name (BT-27) → Firmenname

  • GLN (BT-29) → Unternehmenskennung

  • E-Mail (BT-34) → Firmen-E-Mail

  • Adresse (BT-35–40) → Straße, PLZ, Ort, Land

  • Kontakt (BT-41–43) → Ansprechpartner, Telefon, E-Mail

Käufer (dein Kunde)

  • Name (BT-44) → Kundenname

  • Kundennummer (BT-46)

  • E-Mail (BT-49) → für Rechnungen

  • Adresse (BT-50–55) → aus Kundenstamm

  • Kontakt (BT-56–58) → Ansprechpartner, Telefon, E-Mail

Lieferung

  • Lieferadresse (BT-75–80) → aus Lieferadresse des Kunden

  • Leistungszeitraum (BT-73–74) → automatisch aus Aufträgen ermittelt

Zahlung

  • Zahlungsart (BT-81)

    • DE/AT/LU: SEPA Überweisung

    • andere Länder: Überweisung

  • IBAN (BT-84) → aus Firmendaten

  • BIC (BT-86) → aus Firmendaten

Summen & Steuern

  • Netto-Betrag (BT-109)

  • MwSt.-Betrag (BT-110)

  • Gesamtbetrag (BT-112)

  • Offener Betrag (BT-115)

👉 Diese Werte werden automatisch aus der Rechnung berechnet.

Artikel (Positionen)

Für jede Position werden folgende Daten übergeben:

  • Artikelnummer (BT-155)

  • Bezeichnung (BT-153)

  • Menge (BT-129)

  • Preis netto/brutto (BT-146/148)

  • MwSt.-Satz (BT-152)

  • Rabatt (BT-138)

Bei der detaillierten Rechnung werden zusätzlich z. B. Lieferscheindaten übergeben.

Unterschiede je nach Format

Je nach Format (ZUGFeRD oder XRechnung) und Profil gibt es kleine Unterschiede:

  • Einige Felder sind Pflichtfelder (z. B. Rechnungsnummer, Beträge)

  • Manche Inhalte sind nur bei ZUGFeRD Extended verfügbar (z. B. Lieferscheine)

  • XRechnung hat teilweise strengere Vorgaben (z. B. Pflichtfelder bei Kontaktdaten)

👉 Für dich wichtig:
Solange deine Stammdaten sauber gepflegt sind, erstellt WaWiAssist automatisch eine korrekte E-Rechnung.

Wichtiger Hinweis

Nicht alle theoretischen Felder werden genutzt.
Zum Beispiel sind aktuell nicht enthalten:

  • Vorgänger-Rechnungen

  • Zahlung per Lastschrift oder Karte

  • Zusatzdokumente

Tipp für den Alltag

Pflege besonders sorgfältig:

  • Kundendaten (Adresse, E-Mail)

  • deine Firmendaten (IBAN, Steuernummer)

  • Artikel (Bezeichnung, MwSt.)

👉 Dann funktionieren deine E-Rechnungen automatisch und ohne Nacharbeit.