Diese Anleitung ist ein Teil, der womöglich abgefragt wird, wenn bei Ihnen eine Betriebsprüfung durchgeführt wird. Eine Übersicht zur Betriebsprüfung finden Sie hier:
Am Ende dieser Anleitung finden Sie einen ausführlichen Beschrieb der einzelnen Datenfelder. Scrollen Sie dazu ganz nach unten, oder klicken Sie hier.
Der Export der GDPdU / GoBD können Sie wie folgt durchführen:
1) Öffnen Sie im CashAssist das Menü "Optionen" und danach das Untermenü "Import/Export":
2) Klicken Sie bei "Export" auf den Textbutton:
3) Wählen Sie über den Datumsbutton den gewünschten Zeitraum aus, beispielsweise das ganze Jahr:
4) Wählen Sie über den Plusbutton die gewünschte/n Kasse/n aus:
5) Klicken Sie auf den Button "Export" und wählen Sie den Ordner aus, wo die Datei abgespeichert werden soll, z.B. den Desktop. Wir empfehlen einen neuen Ordner anzulegen, da es viele Dateien erzeugt:
Sobald Sie mit "OK" bestätigt haben, werden die Exportdateien abgespeichert. Sie können diese nun Ihrem Betriebsprüfer per Email, USB-Stick, etc. zukommen lassen.
Hier folgt ein Beschrieb der einzelnen Datenfelder:
AbschlussNR - Eine von 1 aufsteigende Nummer welche jedem Abschluss vergeben wird. Diese Nummern werden pro Kasse separat vergeben und ist somit nicht zwingend einmalig.
DatumZeit - Datum und Uhrzeit wann der Abschluss durchgeführt worden ist.
DatumStart - Datum und Uhrzeit der ersten Transaktion welche in diesem Abschluss enthalten ist.
DatumEnde - Datum und Uhrzeit der letzten Transaktion welche in diesem Abschluss enthalten ist.
OperationID - Dieser Wert ist immer 0. Dieses Datenbankfeld wird nicht mehr verwendet.
Total - Den Gesamtumsatz des Tagesabschlusses.
CHF - Der Betrag des Gesamtumsatzes welcher in Schweizer Franken eingenommen worden ist.
Kredit1 - Kredit10 - Der Betrag des Gesamtumsatzes welcher nicht in Bargeld eingenommen worden ist. Jeder Kunde kann selbstständig bis zu 10 verschiedene Einnahmequellen definieren. Beispielsweise Kredit- und Debitkarten oder Papiergutscheine.
KreditKunde - Der Betrag des Gesamtumsatzes welcher über Kreditkunden eingenommen worden ist. Kreditkunden bezahlen nicht direkt im Laden sondern erhalten zu einem späteren Zeitpunkt eine Rechnung.
Ausgabe1 - Ausgabe5 - Der Kunde kann selbstständig bis zu fünf Ein- und Ausgabefunktionen erstellen. Beispielsweise eine Geldentnahme von Bargeld für den Einkauf von Verbrauchsmaterial.
AnzahlAusgabe1 - AnzahlAusgabe5 - Wie viele Transaktionen dieses Types gab es innerhalb dieses Abschlusses.
MwStSumme1 - Der Umsatz welcher zum normalen Satz MwSt pflichtig ist.
MwStSumme2 - Der Umsatz welcher zum reduzierten Satz MwSt pflichtig ist.
MwStSumme3 - Der Umsatz welcher Mehrwertsteuerfrei ist.
MwStSumme4 - Der Umsatz welcher zum speziellen Satz MwSt pflichtig ist.
MwStSatz1 - Schweiz: 7.7% / Deutschland: 19%
MwStSatz2 - Schweiz: 2.5% / Deutschland: 7%
MwStSatz3 - Schweiz: 0% / Deutschland: 0%
MwStSatz4 - Schweiz: 3.7% (Beherbergung)
MwSt1 - Der zu entrichtende Mehrwertsteuerbetrag zum normalen Satz.
MwSt2 - Der zu entrichtende Mehrwertsteuerbetrag zum reduzierten Satz.
MwSt3 - Ist immer Null (Bei Mehrwertsteuerfreien Beträgen gibt es keinen abgabepflichtigen Betrag).
MwSt4 - Der zu entrichtende Mehrwertsteuerbetrag zum speziellen Satz.
LinkKasse - Zeigt an auf welchem Kassensystem dieser Abschluss durchgeführt worden ist. Siehe CashAssistClient.txt
KasseZusatz - Dieser Wert ist immer 1. Dieses Datenbankfeld wird nicht mehr verwendet.
AnzahlStorno - Die Anzahl Belege welche storniert worden sind.
AnzahlBelege - Die Anzahl Belege welche nicht storniert worden sind.
Storno - Wert der Belege, welche storniert worden sind.
AnzahlCHF - Die Anzahl Belege welche in Schweizer Franken verbucht worden sind.*
AnzahlKredit1 - AnzahlKredit10 - Die Anzahl Belege welche auf Kredit verbucht worden sind.*
AnzahlKreditKunde - Die Anzahl Belege welche auf Kreditkunden verbucht worden sind.
UmsatzBeleg - Durchschnittlicher Umsatz pro Kassenbeleg
BenutzerIntern - Welcher Benutzer hat diesen Abschluss durchgeführt.
Typ - Wenn der Wert 0 ist, so handelt es sich um einen normalen Abschluss. Bei 110 handelt es sich um einen "Mitarbeiterabschluss" welcher lediglich einen Ausdruck der bis zu diesem Zeitpunkt getätigten Belege von einem bestimmten Mitarbeiter ausgibt.
CHFIst - Der gezählte Geldbetrag des Schweizer Franken Bargeldes.
CHFIstMuenz - Einige (wenige) teilen die Geldzählung auf in Noten- und Münzzählung. In diesem Fall werden hier der Münzwert ausgegeben.
EuroExchangeRate - Der verwendete Umrechnungskurs von CHF zu EUR.
EuroIstinCHF - Der gezählte Geldbetrag von Euro umgerechnet in Schweizer Franken.
MitarbeiterBetrag - Betrag aller Transaktionen welche von Benutzern erstellt worden sind welche die Einstellung 'Mitarbeiterbezug' aktiviert haben.
MitarbeiterAnzahl - Anzahl Belege welche von Benutzern erstellt worden sind welche die Einstellung 'Mitarbeiterbezug' aktiviert haben.
RabattAnzahl - Anzahl Belege welche einen Rabatt enthalten.
Rabatt - Wert der Rabatte aller Belege.
RabattMitarbeiterAnzahl - Anzahl Belege welche einen Rabatt enthalten und von Benutzern erstellt worden sind welche die Einstellung 'Mitarbeiterbezug' aktiviert haben.
RabattMitarbeiter - Wert der Rabatte aller Belege die von Benutzern erstellt worden sind welche die Einstellung 'Mitarbeiterbezug' aktiviert haben.
MitarbeiterProduktFirst - Dieses Datenbankfeld wird nicht mehr verwendet.
MitarbeiterProduktAnzahl - Dieses Datenbankfeld wird nicht mehr verwendet.
KundeKarte - Der Betrag welcher mit Kundenkarten bezahlt worden ist.
AnzahlKundeKarte - Anzahl der Transaktionen bei welchen eine Kundenkarte verwendet worden ist.
LinkAbschlussMaster - Eine Spezialprogrammierung für einen einzigen Kunden, welche den Mitarbeiterabschluss (Siehe oben "Typ") mit dem richtigen Abschluss verknüpft (CashAssist.Intern)
KundeKarteLoad - Der aufgeladene Betrag auf Kundenkarten.
KundeKarteLoadRabatt - Bei Kundenkartenladungen kann ein Rabatt gewährt werden. Beispiel: Bei einer Aufladung von CHF 100.- werden CHF 105.- gutgeschrieben. Die Rabattdifferenz, also die CHF 5.- werden hier ausgewiesen.
RabattAnzahl1 - RabattAnzahl10 - Es können bis zu 10 verschiedene fest definierte Rabatte hinterlegt werden. Hier wird jeweils die Anzahl Belege mit dem jeweiligen Rabatt ausgewiesen.
Rabatt1 - Rabatt10 - Es können bis zu 10 verschiedene fest definierte Rabatte hinterlegt werden. Hier wird jeweils der Gesamtwert der Rabatte ausgewiesen.
RabattGLAnzahl - Für die Geschäftsleitung kann ein eigener Rabatt definiert werden. Hier wird die Anzahl Rabatte ausgewiesen.
RabattGL - Für die Geschäftsleitung kann ein eigener Rabatt definiert werden. Hier wird der Gesamtrabatt für diese ausgewiesen.
VerkostungAnzahl - Dieses Datenbankfeld wird nicht mehr verwendet.
Verkostung - Dieses Datenbankfeld wird nicht mehr verwendet.
MinderungAktion - Hier wird die Minderung von Aktionen dargestellt.
LinkClient - Dieses Datenbankfeld wird nicht mehr verwendet.
Mode - Dieses Datenbankfeld wird nicht mehr verwendet.
W1ExchangeRate - W3ExchangeRate - Neben dem Schweizer Franken und dem Euro können bis zu drei weitere beliebige Währungen angenommen werden. Hier wird der Umrechungssatz beschrieben.
W1IstinCHF - W3IstinCHF - Neben dem Schweizer Franken und dem Euro können bis zu drei weitere beliebige Währungen angenommen werden. Hier wird der jeweils eingenommene Umsatz angezeigt.
Inactive (True/False) - Wenn dieser Wert auf True gestellt ist, so ist dieser Abschluss deaktiviert und ungültig. Sämtliche darin enthaltenen Transaktionen werden buchhalterisch nicht berücksichtigt.
InactiveReason - Weshalb wurde dieser Abschluss auf inaktiv gestellt? Der häufigste Grund ist Übung bzw. Einarbeitung zur Bedienung des Kassensystemes. Denn ein klassischer Testmodus existiert nicht. Somit wird "live" gearbeitet und anschliessend wird der Abschluss auf inaktiv gestellt.
InactiveDate - Wann wurde der Abschluss deaktiviert.
InactiveUser - Welcher Benutzer hat den Abschluss deaktiviert.
CashInTransit - Die Summe aller Bargeldentnahmen vor dem Tagesabschluss.
RetourDifference - Die Summe aller Währungsdifferenzen. Die kleinste Einheit bei CHF ist 0.05 und bei Euro 0,01. Somit muss bei einer Umrechnung gerundet werden. Dies ist hiermit gemeint.
BelegNrStart - Die erste Belegnummer welche in diesem Abschluss enthalten ist.
BelegNrEnde - Die letzte Belegnummer welche in diesem Abschluss enthalten ist.
DoorCounter - Wenn ein Türöffnungszähler im Einsatz ist wird hier die Anzahl Türöffnungen angezeigt.
MoneyCountDateTime - Zeit und Datum zu der die Geldzählung gestartet worden ist.
* Die Anzahl der Belege müssen nicht zwingend aufgehen. Es kann sein dass ein Teil eines Beleges mit Bargeld und ein weiterer Teil mit Kreditkarte/Gutschein bezahlt worden ist. Die Summe von AnzahlCHF und AnzahlKredit kann also durchaus höher sein als der Wert bei AnzahlBelege.
CashAssistAbschlussWG.txt
Intern - Eine chronologisch aufsteigende Nummer welche die Position des Datensatzes in der Datenbank anzeigt.
AbschlussIntern - Jeder Abschluss erhält eine einmalige Nummer, hier wird die zugehörige Abschlussnummer angezeigt.
KonfigWGIntern - Siehe Punkt "Intern" bei CashAssistKonfigurationWG.txt, hier wird diese Verknüpfung angegeben.
Betrag - Der Gesamtbetrag welcher auf diese Warengruppe zugeteilt ist.
Anzahl - Die Anzahl Produkte.
BetragRetour - Dieses Datenbankfeld wird nicht mehr verwendet.
MwStSumme1 - Der Mehrwertsteuerbetrag welcher zum normalen Satz verbucht worden ist.
MwStSumme2 - Der Mehrwertsteuerbetrag welcher zum reduzierten Satz verbucht worden ist.
MwStSumme3 - Der Betrag welcher Mehrwertsteuerfrei verbucht worden ist.
Minderung - Abhängig von Rabatten und Aktionen werden hier die Minderungen dargestellt.
MinderungRabatt - Abhängig von Rabatten und Aktionen werden hier die Minderungen dargestellt.
CashAssistAbschlussInfo.txt
AbschlussIntern - Jeder Abschluss erhält eine einmalige Nummer, hier wird die zugehörige Abschlussnummer angezeigt.
Typ - Wenn es sich um eine Aktion oder Minderung handelt wird hier der entsprechende Typ angezeigt.
ArticleIntern - Um welchen Artikel handelt es sich? Siehe CashAssistArtikel.txt
Menge - Die Anzahl.
Minderung - Der Wert der Minderung.
Intern - Eine chronologisch aufsteigende Nummer welche die Position des Datensatzes in der Datenbank anzeigt.
KontoNr - Jeder Warengruppe muss eine Nummer zugewiesen werden. Diese wird hier ausgewiesen.
Bezeichnung - Hier stehen die Bezeichnungen der Warengruppen.
CashAssistBenutzer.txt
Nummer - Jedem Benutzer muss eine Nummer zugewiesen werden (Personalnummer). Diese wird hier ausgewiesen.
BenutzerName - Hier stehen die Namen der Benutzer.
Intern - Eine chronologisch aufsteigende Nummer welche die Position des Datensatzes in der Datenbank anzeigt.
Nummer - Jedes Kassensystem erhält eine eigenständige Nummer. Diese wird automatisch vergeben.
Bezeichnung - Die Bezeichnung des Kassensystems.
CashAssistBeleg.txt
BelegIntern - Eine chronologisch aufsteigende Nummer welche die Position des Datensatzes in der Datenbank anzeigt.
BelegNr - Jeder Beleg erhält eine Nummer. Diese ist pro Kassensystem einmalig aufsteigend, beginnend bei 1.
AbschlussIntern - Dieses Datenbankfeld wird nicht mehr verwendet.
DatumZeit - Datum und Uhrzeit bei Abschluss des Beleges.
Ausgabe1 - Ausgabe5 - Siehe "Ausgabe" unter CashAssistAbschluss.txt
Total - Totalbetrag des Beleges.
CHF - Betrag der in Schweizer Franken bezahlt worden ist.
Kredit1 - Kredit10 - Siehe "Kredit1 - Kredit10" unter CashAssistAbschluss.txt
KreditKunde - Der Betrag welcher über Kreditkunden abgeschlossen worden ist
LinkKreditKunde - Auf welchen Kreditkunden wurde der Beleg abgeschlossen?
KundeKarte - Der Betrag welcher mit Kundenkarten bezahlt worden ist.
LinkKundeKarte - Welche Kundenkarte wurde benutzt?
MwStSumme1 - Der Umsatz welcher zum normalen Satz MwSt pflichtig ist.
MwStSumme2 - Der Umsatz welcher zum reduzierten Satz MwSt pflichtig ist.
MwStSumme3 - Der Umsatz welcher Mehrwertsteuerfrei ist.
MwStSumme4 - Der Umsatz welcher zum speziellen Satz MwSt pflichtig ist.
MwStSatz1 - Schweiz: 7.7% / Deutschland: 19%
MwStSatz2 - Schweiz: 2.5% / Deutschland: 7%
MwStSatz3 - Schweiz: 0% / Deutschland: 0%
MwStSatz4 - Schweiz: 3.7% (Beherbergung)
MwSt1 - Der zu entrichtende Mehrwertsteuerbetrag zum normalen Satz.
MwSt2 - Der zu entrichtende Mehrwertsteuerbetrag zum reduzierten Satz.
MwSt3 - Ist immer Null (Bei Mehrwertsteuerfreien Beträgen gibt es keinen abgabepflichtigen Betrag).
MwSt4 - Der zu entrichtende Mehrwertsteuerbetrag zum speziellen Satz.
LinkKasse - Zeigt an auf welchem Kassensystem dieser Abschluss durchgeführt worden ist. Siehe CashAssistClient.txt
IsStorno (True/False) - Wurde der Beleg storniert? Falls ja, so zeigt es hier "True" an.
BenutzerInternStorno - Falls der Beleg storniert wurde, von welchem Benutzer?
LinkBenutzer - Welcher Benutzer hat diesen Beleg abgeschlossen?
LinkTisch - Falls mit einem Tischplan gearbeitet wird, so wird hier die Tischnummer angegeben.
KundeKarteLoad - Wenn eine Kundenkarte geladen wurde, wie hoch ist der Betrag?
KundeKarteLoadRabatt - Wenn eine Kundenkarte geladen wurde, wie hoch ist der Rabatt? Siehe "KundeKarteLoadRabatt" unter CashAssistAbschluss.txt
CashAssistBelegItem.txt
Intern - Eine chronologisch aufsteigende Nummer welche die Position des Datensatzes in der Datenbank anzeigt.
BelegIntern - Siehe "BelegIntern" unter CashAssistBeleg.txt
ArticleIntern - Siehe "ArticleIntern" unter CashAssistArtikel.txt
Menge - Wie oft wird der Artikel hier gekauft?
Mul - Hier werden spezielle Einträge ausgewiesen. Zum Beispiel Rabatte, Fremdwährungen oder Aktionen.
Mul1 - Auch hier werden spezielle Einträge ausgewiesen. Zum Beispiel Rabatte, Fremdwährungen oder Aktionen.
Betrag - Wie viel kostet dieser Artikel?
Total - Wie viel kostet die gesamtanzahl dieses Artikels?
RabattP - Wert des gegebenen Rabattes.
MwStCode - Zu welchem MwSt-Satz wird dieser Artikel verkauft? 1=MwSt normal / 2=MwSt reduziert / 0/3=MwSt frei / 4=MwSt Spezial (Beherbergung).
Flag - Hier wird die Art der Position angezeigt. Ganz unten finden Sie eine Gesamtauflistung. Besonders hervorzuheben ist der Wert 254, dies bedeutet der Artikel wurde getippt aber noch vor Abschluss der Transaktion wieder gelöscht, zählt also somit nicht zum Umsatz.
IsCafe - Wenn der Artikel als Im-Haus-Konsumation (also nicht als Take Away) getippt wird, so steht hier True
RabattTyp - Zeigt welche Art von Rabatt genutzt worden ist.
Flag2 - Hier wird angezeigt wie der Artikel getippt worden ist, also beispielsweise reguläre über den Touchbildschirm oder über einen EAN-Code eingescannt.
AktionGruppe - In der Konfiguration kann man unterschiedliche Artikel in einer Aktionsgruppe definieren - wenn die als Gruppe verkauft sind, dann wird bei den Artikeln hier die gleiche Nummer gegeben.
CashAssistArtikel.txt
ArticleIntern - Eine chronologisch aufsteigende Nummer welche die Position des Datensatzes in der Datenbank anzeigt.
Nummer - Jedem Artikel muss eine Artikelnummer zugewiesen werden. Diese wird hier angezeigt.
Bezeichnung - Die Bezeichnung des Artikels.
Auflistung Flag-Typen
2 = Gewichtsartikel
3 = Aritkel über Strichcode gescannt
9-51 = Angebote (Rabatte, Aktionen)
100 = Abschlusstotal
110 = Bargeldtotal CHF
111 = Bargeldtotal EUR
112 = Bargeldtotal Weitere Währung 1
113 = Bargeldtotal Weitere Währung 2
114 = Bargeldtotal Weitere Währung 3
121-130 = Kreditzahlungen
140-141 = Rückgeld
160-174 = Zahlung über Kundenkartensystem
180 = Zahlung über Kreditkunde (Kunde zahlt später per Rechnung, Geld wird nicht direkt am Kassensystem eingenommen)
254 = Artikel wurde getippt, aber noch vor Abschluss der Transaktion wieder gelöscht, zählt also nicht zum Umsatz (Bediener hat sich vertippt oder Kunde hat sich umentschieden)