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🔑 Grundsätze für Artikelnummern in HS-Soft Programmen

Die Vergabe von strukturierten Artikelnummern ist sehr wichtig, weil sie nicht nur für die interne Verwaltung, sondern auch für Schnittstellen und für die Nachvollziehbarkeit von Daten genutzt werden.

🔑 Grundsätze für Artikelnummern in HS-Soft

  1. Eindeutigkeit

    • Jede Artikelnummer darf im System nur einmal vergeben werden.

    • Doppelte Nummern führen zu Konflikten beim Import, Kassenzuordnung oder im B2B-Shop.

  2. Numerisch oder alphanumerisch

    • Am stabilsten sind rein numerische Nummern (z. B. 10001, 20005).

    • Alphanumerische Kombinationen sind ebenfalls möglich (z. B. BR-1001 für Brot).

    • Sonderzeichen (wie /, \, ,, .) sollten vermieden werden

  3. Struktur & Logik

    • Empfehlenswert ist eine logische Systematik:

      • Erste Ziffer(n) = Hauptgruppe (z. B. 1 = Brot, 2 = Konditorei, 3 = Getränke)

      • Folgeziffern = fortlaufende Artikelnummer innerhalb der Gruppe

      • Beispiel: 1010 = Brot Roggen, 1020 = Brot Dinkel

    • Dadurch wird die Pflege übersichtlicher und die Suche erleichtert.

  4. Länge der Artikelnummer

    • Empfohlen: 4–8 Stellen

    • Zu kurze Nummern (z. B. 1, 2) sind unpraktisch, weil schnell unübersichtlich.

    • Zu lange Nummern (>12 Stellen) können in Exporten oder auf Bons Probleme machen

       

Wichtig!

Die Artikel werden im Programm nach Nummer oder nach Artikelbezeichnung sortiert. Falls es Buchstaben innerhalb Artikelnummer gibt, werden erstmal die Nummern mit Buchstaben oben in der Liste aufgeführt (aber nach Nummer sortiert) und danach kommen die Nummern ohne Buchstaben.

📋 Beispiel-Nummernschema für HS-Soft Artikelnummern

Struktur

  • 1. Stelle = Hauptgruppe (Produktbereich)

  • 2.–5. Stelle = Artikelnummer innerhalb der Gruppe

  • Gesamtlänge: 5-stellig

Bereich Nummernkreis Beispiel
Backwaren 10000–19999 10001 = Ruchbrot, 10002 = Dinkelbrot
Konditorei / Patisserie 20000–29999 20001 = Schoko-Torte, 20002 = Erdbeertörtchen
Snacks / Sandwiches 30000–39999 30001 = Käse-Sandwich, 30002 = Schinken-Sandwich
Getränke 40000–49999 40001 = Kaffee, 40002 = Cappuccino
Non-Food / Verpackung 50000–59999 50001 = Tragetasche, 50002 = Kaffeebecher
Saisonartikel 90000–99999 90001 = Osterhase, 90002 = Weihnachtsgüetzi

 

Praxisempfehlung

  • Für kleinere Betriebe reicht oft schon eine 4-stellige Nummer (z. B. 1001 = Ruchbrot). Auch, wenn man mit PLU auf einer Kasse mit Waage arbeiten möchte, muss die Nummer am besten 4-stellig sein.

  • Für größere Betriebe oder Filialstrukturen ist die 5-stellige Logik besser geeignet.

  • EAN/GTIN kann zusätzlich gepflegt werden, ersetzt aber nicht die interne Artikelnummer.