Die monatlichen Lohnblätter der Mitarbeiter können Sie gemeinsam mit den Zeitabrechnungen direkt per Mail aus dem TimeAssist versenden.
Und so geht's
Erfassen Sie bei den Personalien die E-Mail Adresse des Mitarbeiters. Damit die Dokumente per E-Mail versendet werden können, ist diese zwingend notwendig.
Als erstes können Sie nun die Lohnabrechnungs-Blätter für den E-Mail Versand generieren.
Wechseln Sie hierfür in den Bereich Monatsbericht und wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter und Zeitbereich aus.
Klicken Sie auf dieses Symbol:
Wählen Sie nun den Mitarbeiter aus der Liste der Adressen aus und klicken Sie auf weiter.
Im unteren Bereich sehen Sie jetzt die Anhänge. Diese Lohnabrechnungs-Blätter wurden nun für den E-Mail Versand vorbereitet.
Dieses Fenster kann somit geschlossen werden.
Als nächsten Schritt müssen die Zeitabrechnungsblätter dazugeholt werden.
Wechseln Sie hierfür in den Bereich TimeAssist.
Prüfen Sie den gewünschten Zeitbereich für die Abrechnungen und klicken Sie auf folgendes Symbol.
Wählen Sie nun die Mitarbeiter aus, für welche die Dokumente per Mail verschickt werden sollen.
Haben Sie die Mitarbeiter ausgewählt, bestätigen Sie die Angabe mit weiter.
Nun sehen Sie im nächsten Fenster sämtliche Anhänge, welche per Mail verschickt werden:
Einmal ist das Dokument der Lohnabrechnung, und einmal die Zeitabrechnung als Anhang aufgelistet.
Haben Sie den Betreff sowie den gewünschten Text eingetragen und die Anhänge kontrolliert?
Falls ja, so bestätigen Sie den Versand der E-Mail über "Email senden".
Für die gleiche Mailadresse werden beide PDF-Anhänge in einer E-Mail an den Mitarbeiter verschickt: