Mit der Funktion Offene Debitoren kannst Du offene Rechnungen einfach verwalten und Mahnungen direkt per E-Mail an Deine Kunden verschicken.
1. Offene Debitoren aufrufen
Gehe im Menü auf Offene Debitoren.
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Stelle oben den Zeitraum der Rechnungen ein
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Optional kannst du unter Zahlungen berücksichtigen ein Datum auswählen.
- Wähle das Formular "Manhnung" (für Deutschland) oder "Mahnung mit Rechnung und Einzahlungsschein" (für die Schweiz).
- Wähle einen Mahnungstext. Hier findest du eine Anleitung, wie die Mahnungstexte erstellt werden: Mahnungstexte erstellen
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Suche nach dem gewünschten Kunden.
👉 Jetzt siehst Du eine Liste mit allen offenen Rechnungen des Kunden.
2. Rechnungen für Mahnung auswählen
Oben rechts findest du das Brief-Symbol ✉️ für den Mahnungsversand.
Hier kannst du wählen:
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Alle Kunden → Mahnungen für alle offenen Kundenrechnungen
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Alle Rechnungen von ausgewähltem Kunden → nur für einen Kunden
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Nur ausgewählte Rechnung → nur eine bestimmte Rechnung
- Wähle passende Option
Wenn man Alle Rechnungen von ausgewähltem Kunden wählt, dann werden nur die überfälligen berücksichtigt
In unserem Beispiel wählen wir nur eine Rechnung von diesem Kunden, welche gemahnt werden soll:
3. E-Mail vorbereiten
Nach der Auswahl öffnet sich ein Fenster zur E-Mail-Erstellung.
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Trage den Empfänger ein (z. B. info@hssoft.com).
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Der Betreff wird automatisch aus dem Mahnungstext übernommen (kann von dir aber angepasst werden)
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Im Feld Nachricht ist ein Standardtext eingetragen, den du auch anpassen kannst.
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Die Mahnung wird als PDF-Anhang automatisch hinzugefügt.
👉 Klicke danach auf Senden.
4. Bestätigung
Nach dem Versenden erhält der Kunde die Mahnung sofort per E-Mail.
Hier siehst du, wann und wieviele Mahnungen bereits an diesen Kunden gesendet wurden:
Du kannst danach in den Offenen Debitoren weiterhin den Status der Rechnung überwachen.