Mit folgender Anleitung möchten wir Ihnen die Kundenerfassung näher bringen.
Um einen neuen Kunden zu erfassen, klicke im Kundenbereich oben auf das Plus-Zeichen ➕.
Erfasse im Anschluss die Daten des Kunden Schritt für Schritt:
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Kundennummer
Trage hier die Kundennummer ein. Wenn du bereits eine Nummerierung verwendest, kannst du diese direkt übernehmen. Du kannst die Nummer frei wählen – Buchstaben, Zahlen oder Zeichen sind erlaubt. -
Kundentyp auswählen
Wähle aus, ob es sich um eine Firma oder eine Privatperson handelt.
Wenn du „Firma mit Lieferscheinadresse“ auswählst, erscheint zusätzlich ein Feld für eine abweichende Lieferadresse. -
Kundengruppen zuweisen
Du kannst eigene Gruppen definieren und Kunden diesen Gruppen zuordnen.
Klicke auf die drei Punkte rechts, um einen neuen Eintrag zu erstellen oder einen bestehenden zu bearbeiten. Falls nötig, kannst du auch Lieferscheingruppen erfassen und die Kunden diesen zuweisen. Nach Lieferscheingruppen kannst du in der Lieferscheinübersicht oder bei der Rechnungsstellung filtern. -
Adressdaten erfassen
Gib hier die vollständige Adresse und den Namen des Kunden ein. Diese Daten erscheinen später z. B. auf Rechnungen oder Lieferscheinen. -
Interner Name (für Backzettel)
Das Feld „Interner Name“ ist besonders wichtig für die Darstellung auf dem Backzettel.
Wenn der Kundenname sehr lang ist, wird er auf dem Backzettel in der Kreuztabelle abgeschnitten. Um die Lesbarkeit zu verbessern, kannst du hier eine verkürzte Bezeichnung oder Abkürzung erfassen.
➕ Dieser Name wird nur intern verwendet – z. B. auf dem Backzettel – und nicht auf Rechnungen oder Lieferscheinen angezeigt. -
Weitere Kontaktdaten
Erfasse Telefonnummer, Faxnummer, Ansprechperson und weitere relevante Informationen. -
E-Mail-Adressen erfassen
Gib die E-Mail-Adressen für den Kunden an:-
Obere Zeile: für den Versand von Lieferscheinen und Angeboten
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Untere Zeile: für den Versand von Rechnungen und Mahnungen
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Speichern
📄 Formulare je Kunde definieren
Für jeden Kunden kannst du individuelle Lieferschein- und Rechnungsformulare hinterlegen:
Lieferscheinformular
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Wähle das gewünschte Lieferscheinformular aus.
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Möchtest du mehrere Kopien des Lieferscheins drucken? Trage hier die gewünschte Anzahl ein.
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Trage bei Bedarf eine Bemerkung ein, die auf allen Lieferscheinen dieses Kunden erscheinen soll.
Rechnungsformular
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Wähle das gewünschte Rechnungsformular aus.
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Möchtest du mehrere Kopien der Rechnung drucken? Trage hier die Anzahl ein.
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Trage bei Bedarf eine Bemerkung ein, die auf allen Rechnungen dieses Kunden erscheinen soll.
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Falls du mit Zusammenzügen arbeitest (mehrere Lieferscheine auf eine Rechnung), wähle hier das Formular „Zusammenzug zu Faktura“.
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Soll auf der Rechnung ein Einzahlungsschein mitgedruckt werden? Dann wähle das entsprechende Formular, z. B. „Einzahlungsschein mit QR“.
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Trage hier optional die E-Bill ID des Kunden ein, falls du E-Rechnungen versenden möchtest.
📌 Was ist die E-Bill ID?
Die E-Bill ID identifiziert den Empfänger eindeutig innerhalb des eBill-Systems. Damit können Rechnungen elektronisch direkt ins E-Banking des Kunden übermittelt werden – sicher, schnell und ohne Papier oder PDF.
Die E-Bill ID wird in der Schweiz verwendet (wenn dein Kunde am eBill-System teilnimmt).
Sie ist Teil des E-Bill-Systems (elektronische Rechnung), das von eBill.ch (ein Service von SIX) betrieben wird.