Standardmäßig versenden HS-Soft Programme Web ausgehende Mails von einer HS-Soft Adresse aus. Hier erfährst du, wie du eine Adresse eurer eigenen Domain einrichtest und gleichzeitig sicherstellst, dass die Mails auch zugestellt werden.
Warum du deine Absenderdomain validieren solltest
du versendest Rechnungen, Offerten oder andere wichtige Belege direkt aus deinen HS-Soft Web-Applikationen – aber deine Kunden erhalten diese E-Mails nicht oder sie landen im Spam? Dann liegt das oft daran, dass moderne E-Mail-Provider wie Gmail, Outlook oder GMX sehr strenge Vorgaben haben, um Spam und Phishing zu verhindern.
Damit deine E-Mails beim Empfänger auch wirklich ankommen, muss technisch nachgewiesen werden, dass sie tatsächlich von deiner Domain stammen. Genau dafür gibt es die sogenannte Domain-Validierung – ein Verfahren, das über sogenannte SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge gesteuert wird.
Für welche Programme die Validierung wirkt
Die Einstellung einer eigenen Email-Adresse zum Versand aus den HS-Soft Web-Applikationen ist eine globale Einstellung für alle Applikationen. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Hilfe-Artikels ist sie ausschließlich für WaWiAssist Web wirksam. In Zukunft werden auch die anderen HS-Soft Applikationen Mail von eurer Adresse aus senden können.
Neben der Konfiguration der eigenen Adresse erfolgt im gleichen Zuge auch die sogenannte Validierung der Domain. (Stichwörter sind SPF, DKIM und DMARC). Dabei handelt es sich um einen Prozess, der sicherstellt, dass eure Mails aus den HS-Soft Applikationen auch bei den Empfänger*innen ankommt und die Mails nicht vom Spam-Filter aussortiert werden.
☝️ Diese Validierung ist technisch anspruchsvoll und wird in den meisten Fällen von den IT-Beauftragten eines Betriebes umgesetzt.
Neben der Einrichtung in der HS-Soft Console müssen auch Einstellungen im Bereich DNS bei eurem Domain-Hoster (z.B. GoDaddy, 1&1, Ionos, Host-Europe, Strato usw.) vorgenommen werden.
Und dann noch ein Hinweis für die Anwender von WaWiAssist Windows:
💡 Die Validierung eurer Domain ist ausschließlich für die HS-Soft Web-Applikationen möglich, nicht für die Windows-Applikationen.
Mit diesem Wissen und den Kenntnissen zur Umsetzung bei eurem Domain-Anbieter ist die tatsächliche Anleitung sehr kurz:
Vorgehensweise
1. Logge dich in der 
Console ein und navigiere zu Einstellungen > E-Mail Domains
2. Klicke auf "Domain hinzufügen" und folge den Anweisungen im Prozess. Dort erfolgt die Domain-Validation und das Hinzufügen einer Email-Adresse, die anschließend verwendet werden kann.
3. Gib nach Abschluss des Prozesses die EMail-Adresse ein, von der aus gesendet werden soll:
Voilà ✨