In diesem Beitrag wird aufgezeigt, was eine E-Rechnung ist, welche Unterschiede es gibt und wie du diese erstellen und versenden kannst.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem maschinenlesbaren Format (z. B. XML) vorliegt. Sie wird elektronisch übermittelt und kann ohne Umwege automatisch vom Empfänger verarbeitet werden.
☝️ Eine manuell erstellte Rechnung (z. B. in Word), die als PDF gespeichert wird, zählt nicht als E-Rechnung.
Welche Formate gibt es?
E-Rechnungen gibt es in Deutschland in zwei Formaten:
- ZUGFeRD-Format: Kombiniert ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei, die unsichtbar, aber vollständig enthalten ist.
- XRechnung: Häufig im öffentlichen Bereich verwendet. Die XML-Datei wird separat versendet.
👇 Ganz unten findest du weitere Informationen zu den beiden Formaten.
E-Rechnung in WaWi Assist einstellen
Mit WaWiAssist wird die E-Rechnung automatisch erstellt, sobald du eine Rechnung per E-Mail versendest.
Du kannst in deinem Wawi Assist bei jedem Kunden wählen, in welchem Format die E-Rechnungen erstellt werden. Standardweise ist bei allen Kunden ZUGFeRD (PDF+XML) hinterlegt:
Alternativ kannst du auf XRechnung umstellen.
☝️ Einschränkung in WaWi Assist für Windows
In der Windows-Version von WaWi Assist kannst du nur ZUGFeRD einstellen. XRechnung funktioniert nur unter WaWi Assist Web.
Benötigst du Hilfe bei der Erstellung einer Rechnung in WaWi Assist Web?
👉 Rechnung erstellen und versenden in WaWi Assist Web
Für Fortgeschrittene: Weitere Informationen zu ZUGFeRD und XRechnung und deren Verwendung
Die Formate ZUGFeRD und XRechnung werden hauptsächlich in Deutschland verwendet. Sie sind Teil der Digitalisierung im Rechnungswesen, insbesondere im Bereich der öffentlichen Verwaltung und B2B-Kommunikation. Hier ein Überblick:
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
- Hauptanwendung: Deutschland
- Details: ZUGFeRD wird sowohl im privaten Sektor als auch in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt. Es kombiniert strukturierte maschinenlesbare Daten (XML) mit einer PDF-Datei und ist besonders beliebt bei kleinen und mittelständischen Unternehmen.
- Export: Unternehmen aus Deutschland nutzen es auch für Geschäftsbeziehungen in anderen EU-Ländern, jedoch ist die offizielle Nutzung dort seltener.
XRechnung
- Hauptanwendung: Deutschland
- Details: XRechnung ist das vorgeschriebene Format für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Viele Bundesbehörden und Länder akzeptieren ausschließlich dieses Format.
Verwendung außerhalb Deutschlands
- Österreich: Unterstützt ähnliche Formate wie ZUGFeRD über E-Rechnung an den Bund (ebInterface oder PEPPOL).
- Frankreich: Verwendet ein eigenes Format namens Factur-X, das stark an ZUGFeRD angelehnt ist.
- Italien: Hat mit der FatturaPA ein nationales Format, das aber kompatibel mit europäischen Standards ist.
- Andere EU-Länder: Zunehmend wird der EU-weite Standard PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) verwendet, welcher strukturell kompatibel mit Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD ist.
Insgesamt bleibt Deutschland der Hauptnutzer dieser Formate, mit steigender Akzeptanz in EU-Ländern, die ebenfalls an den europäischen e-Invoicing-Standards arbeiten.