Betriebe müssen ab 1. Januar 2025 ihre elektronischen Kassensysteme bei ihrem Finanzamt melden. Die Details zu dieser digitalen Übermittlung sind im Kassengesetz und der Kassensicherungsverordnung geregelt.
Regelungen und Fristen für die Meldung
Unternehmen müssen alle Registrierkassen, sowie die dazugehörige zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE), die in Ihrem Betrieb angeschafft wurden, melden.
Folgende Regelungen und Fristen gelten:
- alle ab dem 01.07.2025 angeschafften Kassen müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden
- alle vor dem 01.07.2025 angeschafften Systeme müssen spätestens bis zum 31.07.2025 gemeldet werden
- alle vor dem 01.07.2025 angeschafften Systeme, die bis dahin außer Betrieb genommen worden sind, müssen nicht mehr gemeldet werden
- Kassensysteme können nicht über Formulare oder PDF Vordrucke, sondern lediglich digital gemeldet werden. Hierfür steht das Programm "Mein ELSTER" oder die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung. Alternativ kann die Meldung per Upload einer XML-Datei auf www.elster.de erfolgen.
- Meldung der Kasse auch über DATEV MeinFiskal Schnittstelle möglich
- Solange es allerdings keinerlei Vordrucke gibt, solle man davon absehen, das System auf irgendeine Art und Weise versuchen zu melden bzw. das Finanzamt danach zu fragen. Die Übermittlungsmöglichkeit steht ab dem 01.01.2025 zur Verfügung.
Was muss gemeldet werden?
Folgende Informationen müssen laut BMF gemeldet werden:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung mit Zertifizierungs-ID sowie der Seriennummer (nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO) (Swissbit USB, Swissbit Micro SD, Cryptovision)
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (CashAssist, MobileWaiter)
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme (je Filiale)
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Wer macht die Anmeldung der Kassensysteme?
Grundsätzlich liegt es in der Verantwortung des Unternehmers oder Steuerpflichtigen, seine Registrierkassen beim Finanzamt zu melden. Alternativ kann der Steuerpflichtige eine bevollmächtigte Person damit beauftragen. Es ist daher wichtig, stets informiert zu bleiben, um die Meldefrist nicht zu verpassen, sobald das Meldeportal verfügbar ist.
Was müssen die Unternehmer jetzt machen?
Da die Meldung von bestehenden Aufzeichnungssystemen bis spätestens zum 31. Juli 2025 erfolgen muss, sollten sich Unternehmer bereits vor der geplanten Freischaltung des Mitteilungssystems am 1. Januar 2025 einen Überblick über alle in ihren Betrieben verwendeten Systeme verschaffen und die von der Finanzverwaltung benötigten Daten vorbereiten. So können die Informationen anschließend schnell in das System eingegeben und übermittelt werden.
Wo findet man die gesetzliche Grundlagen zur Meldung der Kassen?
Viele Details finden sich in der "Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO" vom 30.06.2023.
Was passiert, wenn die Kassen nicht angemeldet werden?
Wenn Sie der Aufforderung zur Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO nicht nachkommen, haben Sie mit Strafen zwischen 2.500€ und 25.000€ zu rechnen. Die Höhe der Strafe legt das zuständige Finanzamt fest - das Minimum wird das jeweilige Land festlegen.
Gibt es eine Ausfüllanleitung für die Meldung über MeinElster?
Ja. Das Bundesfinanzministerium hat eine Ausfüllanleitung für das manuelle Befüllen des MeinElster Meldeformulars zur Verfügung gestellt.