Betriebe können ab 1. Januar 2025 ihre elektronischen Kassensysteme (eAs) bei ihrem Finanzamt melden. Die Details zu dieser digitalen Übermittlung sind im Kassengesetz und der Kassensicherungsverordnung geregelt.
Regelungen und Fristen für die Meldung
Unternehmen müssen alle Registrierkassen (in dem Zusammenhang "elektronische Aufzeichnungssysteme oder eAs genannt), sowie die dazugehörige zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE), die in Ihrem Betrieb angeschafft wurden, melden.
Folgende Regelungen und Fristen gelten:
- alle ab dem 01.07.2025 angeschafften Kassen müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden
- alle vor dem 01.07.2025 angeschafften Systeme müssen spätestens bis zum 31.07.2025 gemeldet werden
- alle vor dem 01.07.2025 angeschafften Systeme, die bis dahin außer Betrieb genommen worden sind, müssen nicht mehr gemeldet werden
- CashAssist Kassensysteme und Mobile Waiter können über www.elster.de registriert werden.
- Eine Meldung der Kasse ist auch über DATEV MeinFiskal Schnittstelle möglich
Was muss gemeldet werden?
Folgende Informationen müssen laut BMF gemeldet werden:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme (je Filiale)
- Software & Version
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Hersteller des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Model des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (CashAssist, MobileWaiter)
- Seriennummer der technischen Sicherheitseinrichtung
- BSI-Zertifizierungs-ID
- Art / Bauform der technischen Sicherheitseinrichtung
- Hersteller der technischen Sicherheitseinrichtung
- Datum der Aktivierung der technischen Sicherheitseinrichtung
- Anschaffungsdatum des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Inbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Alle diese finanzrelevanten Informationen sind im Cash Assist unter Optionen > KasseGlobal > Mein Elster zu finden und können nach Bedarf in Excel exportiert werden (indem man auf "Aktion" klickt):
Die Informationen aus der. Tabelle verwenden Sie zur Eingabe im Elster Portal. Die Eingabe erfolgt manuell
Diese Informationen sind im System ab der CashAssist Version 4.15.1 verfügbar.
Was bedeutet das Anschaffungsdatum?
Das Anschaffungsdatum ist das Datum, an dem die Kasse offiziell in den Besitz Ihres Unternehmens übergeht – also buchhalterisch als angeschafft gilt. In vielen Fällen ist das gleichzeitig das Datum, an dem Sie die Kasse zum ersten Mal in Betrieb nimmst und ein Tagesabschluss durchgeführt wird.
Während der Testphase kannst du zwar bereits Abschlüsse machen, aber diese lassen sich mit dem Hinweis „Testphase“ stornieren.
Erst, wenn du die Kasse tatsächlich im Betrieb verwendest, wird das endgültige Anschaffungsdatum festgelegt. Dieses Datum stimmt häufig mit dem Datum der TSE-Aktivierung überein.
Hinweis: Das Anschaffungsdatum wird nicht im Export-File angezeigt.
Wer macht die Anmeldung der Kassensysteme?
Grundsätzlich liegt es in der Verantwortung des Unternehmers oder Steuerpflichtigen, seine Registrierkassen beim Finanzamt zu melden. Alternativ kann der Steuerpflichtige eine bevollmächtigte Person damit beauftragen. Es ist daher wichtig, stets informiert zu bleiben, um die Meldefrist nicht zu verpassen, sobald das Meldeportal verfügbar ist.
Was müssen die Unternehmer jetzt tun?
Da die Meldung von bestehenden Aufzeichnungssystemen bis spätestens zum 31. Juli 2025 erfolgen muss, sollten sich Unternehmer bereits vor der geplanten Freischaltung des Mitteilungssystems am 1. Januar 2025 einen Überblick über alle in ihren Betrieben verwendeten Systeme verschaffen und die von der Finanzverwaltung benötigten Daten vorbereiten. So können die Informationen anschließend schnell in das System eingegeben und übermittelt werden.
Wo findet man die gesetzliche Grundlagen zur Meldung der Kassen?
Viele Details finden sich in der "Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO" vom 30.06.2023.
Was passiert, wenn die Kassen nicht angemeldet werden?
Wenn Sie der Aufforderung zur Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO nicht nachkommen, haben Sie mit Strafen zwischen 2.500€ und 25.000€ zu rechnen. Die Höhe der Strafe legt das zuständige Finanzamt fest - das Minimum wird das jeweilige Land festlegen.
Was passiert, wenn eine Kasse getauscht wird?
Man muss in solchem Fall nur die Seriennummer der neuen Kasse melden (falls es um dasselbe Modell geht).
TSE kann von der alten Kasse übernommen werden und muss nicht nochmal gemeldet werden
Was passiert, wenn eine TSE getauscht wird?
Man muss in solchem Fall die Angaben der neuen TSE melden.
Gibt es eine Ausfüllanleitung für die Meldung über MeinElster?
Ja. Das Bundesfinanzministerium hat eine Ausfüllanleitung für das manuelle Befüllen des MeinElster Meldeformulars zur Verfügung gestellt.
💡 Auf der MeinElster-Seite wird Ihnen zu Anfang des Ausfüllvorgangs auch angeboten, eine XML-Datei hochzuladen. Das ist etwas anderes. Fahren Sie mit manueller Eingabe fort. Den MeinElster-Export aus CashAssist verwenden Sie an späterer Stelle zur manuellen Eingabe im Mein Elster Portal.
Ganz konkrete Fragen zur Anwendung von TSEs mit HS-Soft Lösungen werden dort beantwortet 👇