Diese Leitfaden helfen Ihnen allfällige Kassendifferenzen zu reduzieren.
1. Stockgeld (Wechselgeld) muss immer exakt gleich hoch sein, wird immer beim Abschluss am Vortag für den nächsten Tag gezählt.
Wenn der Kassenstock immer unterschiedlich ist, dann haben Sie automatisch eine Differenz am Abend. Dabei stimmt der Soll-Kassenstand nicht mit dem Ist-Kassenstand überein.
Falls Sie den Abschlusstyp mit Kassenbuch nutzen Abschluss mit Kassenbuch, dann haben Sie bereits eine Möglichkeit direkt beim Tagesabschluss das Stockgeld für den nächsten Tag zu definieren. Das ergibt den Anfangsbestand für den nächsten Tag.
2. Geldzählung beim Tagesabschluss
Dies ist der wichtigste Punkt von allen. Der Tagesabschluss muss nach folgendem Schema stattfinden:
- Es wird gewartet bis der letzte Kunde den Laden verlassen hat oder der Laden geschlossen wird. Es darf nun keinen(!) weiteren Verkauf mehr stattfinden
- Nun wird die Geldzählung und der Tagesabschluss durchgeführt
Falls Sie mehrere Kassen an einem Standort nutzen, so ist es sehr wichtig dass alle folgenden Schritte bei jeder Kasse einzeln durchgeführt werden. Es darf keinesfalls das Geld von verschiedenen Kassen vermischt oder zusammen gezählt werden, da dies die Suche nach einer Differenz praktisch verunmöglicht.
- Ein Beispiel, welche Differenzen die zu früh angetippte Taste "Geldzählung" verursachen kann: https://help.hssoft.com/wie-kommt-es-zu-einer-differenz-zwischen-dem-tagesabschluss-und-statistik
3. Abschöpfung (Bankeinzahlung) muss jeden Tag an jeder Kasse stattfinden, ansonsten führt es zu Problemen und unübersichtlichen Kassendifferenzen.
Dafür müssen Sie am besten auch den "Abschlusstyp mit Kassenbuch" nutzen.
4. Kassenbuchfunktion
Im Kassenbuch werden die Ein- und Ausgaben elekronisch übernommen, so dass keine Fehler passieren können.
Hier finden Sie die Anleitung, wie das Kassenbuch eingerichtet wird:
Ein- und Ausgaben an der Kasse buchen
Sie können auch Ihr eigenes Kassenbuch führen oder z. B. Datev-Kassenbuch, aber auf dem Tagesabschluss werden Sie trotzdem Differenzen haben, falls die Ausgaben oder Einnahmen , welche in der Filiale gemacht werden, nicht über die Kasse dokumentiert wurden.
5. Trinkgeldfunktion
Falls Sie das Trinkgeld einnehmen, muss es entweder dokumentiert oder nicht zusammen mit dem Bargeld IST beim Abschluss gezählt werden, ansonsten hat man immer positive Differenzen.
Um das zu vermeiden, könne Sie die Trinkgeldfunktion nutzen. Mit dieser Funktion wird das Trinkgeld dokumentiert und zum Bargeld SOLL und Bargeld IST gezählt, nicht aber zum Umsatz.
Trinkgeld über die Kasse buchen (Bar und EC)
6. Verhindern Sie das Öffnen der Schublade ausserhalb des Zahlvorganges
Sie haben die Möglichkeit die Taste "Öffnen" auszublenden. Somit kann das Öffnen der Geldschublade ausserhalbes einer Zahlung verhindert werden. Grundsätzlich sollte es keinen Anlass geben die Schubalde zu öffnen, wenn nicht gerade eine Transaktion stattfindet.
Hierbei ist ebenfalls wichtig dass nur berechtigte Personen Zugang zum Schlüssel haben, da diese Funktion mit dem Schlüssel mechanisch ganz einfach umgangen werden kann. CashAssist erkennt nicht wenn die Schublade mit dem Schlüssel geöffnet wird.
7. Sie haben die Möglichkeit den Bediener das ausrechnen des Retourgeldes selbst zu überlassen. Dies führt jedoch oft zu Differenzen, da sich der Bediener schlicht verrechnet. Hierzu gibt es die Funktion dies zu unterbinden, so dass das gegebene Geld zwingend eingetragen werden muss, ehe der Beleg abgeschlossen werden kann. Gibt Ihnen der Kunde einer 20-er Note und weitere Münzen, so müssen diese im System angewählt werden. Erst wenn das benötigte Geld erreicht ist öffnet sich die Schublade. Das Rückgeld wird ausgerechnet und auf dem Bildschirm angezeigt. Der Bediener selbst muss nicht mehr rechnen.
Dies ist einer der bedeutensten Punkte um Differenzen zu minmieren. Obwohl viele Personen überzeugt sind sehr gut rechnen zu können passieren genau hier die meisten Fehler.
Gegebenen Betrag notwendig machen